Una empresa, para llevar a cabo su actividad productiva o de prestación de servicios, necesariamente ha de contar con ciertos bienes, que son los elementos integrantes del inmovilizado técnico y de las existencias. Ambos se diferencian en que los primeros intervienen en el proceso productivo durante varios ejercicios, mientras que los segundos continuamente se renuevan, ya que se venden o se consumen para la realización de la producción.
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De la anterior definición podemos concluir que formarán parte del activo corriente o circulante de la empresa, así en el modelo de balance del PGC del año 1990 figuran dentro del activo circulante en el epígrafe D.II, y en el modelo de balance del PGC 07, observamos que las existencias se incluyen en el epígrafe B.II, dentro del activo corriente.
Por lo que se refiere a la regulación que de las existencias hace el PGC 07 podemos concluir que no existen grandes cambios, si bien se introducen algunas novedades que básicamente podemos resumir en las siguientes:
- Dentro de la categoría de existencias además de los bienes se pueden incorporar los servicios.
- Tratamiento de los descuentos sobre compras por pronto pago como menor precio de adquisición y no como un ingreso financiero.
- Tratamiento de los intereses incorporados al nominal de los débitos, que como regla general no formarán parte del coste de adquisición.
- Incorporación de los gastos financieros como mayor coste de adquisición para las existencias de largo ciclo de producción.
- Desaparición del LIFO como método de valoración de las existencias.
- Determinación de la corrección valorativa para las materias primas.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
- Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
- Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses de invierno; por tanto, durante los meses de primavera y verano fabrica e incrementa las existencias.
- Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.
- En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras, producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega, etc.).
Clasificación de Existencias
Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y movimiento,el proceso productivo y su obtención :
Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. Se pueden descomponer en diversos almacenes, a saber:
Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. Se pueden descomponer en diversos almacenes, a saber:
- Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales ( acero, harina, madera,etc.)utilizados para hacer los componentes del producto terminados.
- Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al producto final.
- Materiales obsoletos : formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los espacios que ocupan.
- Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles, lubricantes,aceites, productos de limpieza, repuestos y productos para el mantenimiento,material de oficinas,etc.
- Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en condiciones adecuadas, como son los pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros tipos de contenedores.
Según el proceso productivo: Son productos que provienen de planta, en general son los artículos que se originan en las fases de fabricacion y salen de la línea de producción; es decir son los productos que fabrica la empresa. Se pueden descomponer en los siguientes almacenes:
- Productos en curso de fabricación:Se trata de materiales y componentes que están experimentando transformaciones o que están esperando en la planta entre dos operaciones consecutivas de su proceso de fabricación.
- Productos semiterminados: Son aquellos que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.
- Productos terminados: Son los artículos finales destinados bien al consumo final, bien a su utilización por otras empresas.
- Existencias sobrantes :Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.
- Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Se incluyen los residuos obtenidos en los procesos de fabricación.
Según su obtención: Son artículos adquiridas en el extranjero y productos nacionales por medio de la subcontratación. (Luis Miguel Manene en http://www.luismiguelmanene.com/2012/08/08/gestion-de-existencias-e-inventarios/)
3.2.-Criterios de valoración de las salidas del almacén.-
Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de adquisición o coste de producción, pero esas existencias van a salir paulatinamente del almacén, bien para ser vendidas, bien para incorporarse al proceso productivo. Cuando el precio de adquisición o coste de producción de todas las existencias que entran en el almacén es el mismo no hay ninguna dificultad para valorar las existencias que salen del almacén (no confundir con el precio de venta), y por tanto el valor que tienen las existencias que al final del ejercicio permanecen en el almacén.
El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costes de producción de las existencias. ¿Cómo establece la empresa el valor de las existencias que salen del almacén y por tanto de las que quedan?
Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están identificadas individualmente, la empresa llevará un control individualizado de ellas y por tanto no tiene que utilizar ningún criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá qué unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a ser la valoración utilizada para contabilizar la salida de almacén.
Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que tienen un valor relativamente bajo y las entradas en el almacén se han producido a distintos precios de adquisición o costes de producción y las existencias no tienen un tratamiento individualizado (por el coste muy elevado), para determinar el valor de las que salen del almacén se ha de utilizar un criterio de valoración de existencias.
La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración para los casos en que las normas del precio de adquisición y del coste de producción son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Se trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO, tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.
El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costes de producción de las existencias. ¿Cómo establece la empresa el valor de las existencias que salen del almacén y por tanto de las que quedan?
Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están identificadas individualmente, la empresa llevará un control individualizado de ellas y por tanto no tiene que utilizar ningún criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá qué unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a ser la valoración utilizada para contabilizar la salida de almacén.
Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que tienen un valor relativamente bajo y las entradas en el almacén se han producido a distintos precios de adquisición o costes de producción y las existencias no tienen un tratamiento individualizado (por el coste muy elevado), para determinar el valor de las que salen del almacén se ha de utilizar un criterio de valoración de existencias.
La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración para los casos en que las normas del precio de adquisición y del coste de producción son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Se trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO, tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.
- Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o valor y q la cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula de la siguiente manera: Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente.
- Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out: primera entrada, primera salida). El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico.
- Criterio LIFO (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última entrada, primera salida). El valor de la salida de las existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.
De forma general, con estos criterios de valoración de las existencias que permite la legislación mercantil (según el Plan General de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO).
3.3.-Codificación e identificación de las existencias.-
La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de establecer una organización de cualquier almacén, es la determinar el método que sera preciso adoptar para identificar y poder seguir , paso a paso, cada existencia de material almacenado. Por tanto, se necesita establecer una nomenclatura que sirva para identificar y clasificar el tipo de existencia , indicando el material que la componen y sus particulares características.
3.3.1.-Codificación de los materiales.-
Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación y nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición.
La introducción de un articulo de las existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los siguientes elementos de identificación que tienen que verse representados en la codificación alfa-numérica a emplear:
- Nombre
- Material que lo constituye
- Las dimensiones
- El uso
- La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el numero de plano o la especificación, citando la marca o numero de referencia de un plano de conjunto o el de un catalogo y el nombre del fabricante
- La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.
- El o los servicios utilizadores
La clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén.La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras.Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, códigos numéricos y alfanuméricos.
Se prefiere la numeración decimal a los sistemas nemotecnicos generalizados. El empleo de cifras permite toda clase de combinaciones y ayuda a recordar y memorizar la identificación del material en cuestión.
3.3.2.-Identificación por códigos de barras.-
La primera patente de código de barras fue registrada en 1952 . Los códigos de barra se basan en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado , que forman una estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta información. Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de lectores ópticos. Las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres.
Esta tecnología permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes, facilita la consignación de entrada y salida de materiales , su trazabilidad y la toma física de inventarios.
Los sistemas mas conocidos son el UCC (Uniform Code Council) y el EAN (Eurppean Article Numbering), que utiliza un código de 13 dígitos numéricos.
Las ventajas que se pueden destacar de este sistema son:
La primera patente de código de barras fue registrada en 1952 . Los códigos de barra se basan en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado , que forman una estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta información. Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de lectores ópticos. Las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres.
Esta tecnología permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes, facilita la consignación de entrada y salida de materiales , su trazabilidad y la toma física de inventarios.
Los sistemas mas conocidos son el UCC (Uniform Code Council) y el EAN (Eurppean Article Numbering), que utiliza un código de 13 dígitos numéricos.
Las ventajas que se pueden destacar de este sistema son:
- Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo.
- Rápido control del stock de mercancías.
- Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento.
- El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
- Se imprime a bajos costos.
- Posee porcentajes muy bajos de error.
- Permite capturar rápidamente los datos.
- Los equipos de lectura e impresión de código de barras son fáciles de conectar e instalar.
- Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.
3.3.3.-Identificación por Radiofrecuencia.-En la actualidad, la tecnología más extendida para la identificación de objetos es la de los códigos de barras. Sin embargo, éstos presentan algunas desventajas, como la escasa cantidad de datos que pueden almacenar y la imposibilidad de ser reprogramados. La mejora ideada constituyó el origen de la tecnología RFID(siglas de Radio Frequency IDentification), en español identificación por radiofrecuencia) ; consiste en usar chips de silicio que pudieran transferir los datos que almacenaban al lector sin contacto físico, de forma equivalente a los lectores de infrarrojos utilizados para leer los códigos de barras.
Es un sistema que se encuadra dentro de la familia de las Tecnologías de Identificación Automática (A.I.T. en sus siglas en inglés), que utiliza semiconductores y microelectrónica para permitir la escritura/lectura rápida y fiable de datos contenidos en ciertos dispositivos, todo ello mediante ondas de radio de diferentes frecuencias (LF, HF, UHF, SHF), sin necesidad de contacto ni línea directa de visión, a distancias variables según el producto, capaz de identificar elementos agrupados y que puede ser utilizado de manera muy versátil e innovadora en múltiples procesos y actividades, permitiendo la transformación y mejora de éstos.
RFID es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio.
Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeños, similares a una pegatina, que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisor-receptor RFID.
El modo de funcionamiento de los sistemas RFID es simple. La etiqueta RFID, que contiene los datos de identificación del objeto al que se encuentra adherido, genera una señal de radiofrecuencia con dichos datos. Esta señal puede ser captada por un lector RFID, el cual se encarga de leer la información y pasarla en formato digital a la aplicación específica que utiliza RFID.
Un sistema RFID consta de los siguientes tres componentes:
- Etiqueta RFID : compuesta por una antena, un transductor radio y un material encapsulado o chip. El propósito de la antena es
permitirle al chip, el cual contiene la información, transmitir la información de identificación de la etiqueta. Existen varios tipos de etiquetas. El chip posee una memoria interna con una capacidad que depende del modelo y varía de una decena a millares de bytes. - Lector de RFID : compuesto por una antena, un transceptor y un decodificador. El lector envía periódicamente señales para ver si hay alguna etiqueta en sus inmediaciones. Cuando capta una señal de una etiqueta (la cual contiene la información de identificación de esta), extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de datos.
- Subsistema de procesamiento de datos RFID: proporciona los medios de proceso y almacenamiento de datos.
Actualmente, la aplicación más importante de RFID es la logística. El uso de esta tecnología permite tener localizado cualquier producto dentro de la cadena de suministro. En lo relacionado a la trazabilidad, las etiquetas podrían tener gran aplicación ya que las mismas pueden grabarse, con lo que se podría conocer el tiempo que el producto estuvo almacenado, en qué sitios, etc. De esta manera se pueden lograr importantes optimizaciones en el manejo de los productos en las cadenas de abastecimiento teniendo como base el mismo producto, e independizándose prácticamente del sistema de información.
Los beneficios y ventajas del RFID son
Los beneficios y ventajas del RFID son
- Combinación de diferentes tecnologías la RFID e Internet.
- Audio libro para los jóvenes: cuando se reconoce el chip RFID, se inicializa la lectura del libro en viva voz, y permite enriquecerlo de diferentes maneras con aplicaciones interactivas y en línea, al mismo tiempo que conserva su forma sobre papel.
- Proveedor de identificación y localización de artículos en la cadena de suministro más inmediato, automático y preciso de cualquier compañía, en cualquier sector y en cualquier parte del mundo.
- Lecturas más rápidas y más precisas (eliminando la necesidad de tener una línea de visión directa).
- Niveles más bajos en el inventario.
- Mejora el flujo de caja y la reducción potencial de los gastos generales.
- Reducción de roturas de stock.
- Capacidad de informar al personal o a los encargados de cuándo se deben reponer las estanterías o cuándo un artículo se ha colocado en el sitio equivocado.
- Disminución de la pérdida desconocida.
- Ayuda a conocer exactamente qué elementos han sido sustraídos y, si es necesario, dónde localizarlos.
- Integrándolo con múltiples tecnologías -vídeo, sistemas de localización, etc.- con lectores de RFID en estanterías ayudan a prevenir el robo en tienda.
- Mejor utilización de los activos.
- Seguimiento de sus activos reutilizables (empaquetamientos, embalajes, carretillas) de una forma más precisa.
- Luchar contra la falsificación (esto es primordial para la administración y las industrias farmacéuticas).
- Retirada del mercado de productos concretos.
- Reducción de costos y en el daño a la marca (averías o pérdida de ventas) (Luis Miguel Manene en http://www.luismiguelmanene.com/2012/08/08/gestion-de-existencias-e-inventarios/)
Datos encontrados a traves de google en los sitios web de sus autores.
Citado por: Yanet LaCruz y Pedro Batista
